TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL PORTAL SIGMA-U Y DEL CANAL INSTITUCIONAL DE MENSAJERÍA
SIGMA-U — Sistema Integrado de Gestión, Monitoreo y Acompañamiento para Estudiantes de la Universidad de Cartagena
Versión: 1.0
Fecha: _____10-09-2026_____________
Entidad responsable: Universidad de Cartagena
1. OBJETO
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, navegación y utilización del portal digital SIGMA-U, así como de los servicios y funcionalidades de comunicación, orientación, participación y acompañamiento asociados al sistema.
SIGMA-U tiene como finalidad proporcionar a los estudiantes un entorno digital de apoyo orientado a la prevención, promoción del bienestar, desarrollo de habilidades para la vida, fortalecimiento de factores protectores, acceso a información, participación en actividades, orientación y conexión con los servicios institucionales de la Universidad.
El acceso y utilización de las funcionalidades del sistema estarán sujetos a los presentes Términos y Condiciones, así como a las políticas institucionales aplicables.
2. NATURALEZA Y FINALIDAD DE SIGMA-U
SIGMA-U constituye una herramienta institucional de carácter preventivo, educativo y de acompañamiento.
Su finalidad es facilitar que el estudiante pueda:
-
Acceder a información de interés.
-
Fortalecer habilidades para la vida.
-
Desarrollar capacidades para la toma de decisiones.
-
Reconocer factores de riesgo y factores protectores.
-
Participar en actividades preventivas.
-
Recibir contenidos relacionados con bienestar.
-
Conocer los servicios institucionales disponibles.
-
Solicitar orientación.
-
Acceder a mecanismos de acompañamiento.
-
Establecer contacto con los servicios correspondientes cuando sea necesario.
SIGMA-U no pretende sustituir la relación humana ni los servicios profesionales ofrecidos por la Universidad.
3. ALCANCE DEL SERVICIO
El sistema podrá incorporar, de acuerdo con el desarrollo y configuración institucional:
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Portal web.
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Área personalizada del estudiante.
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Contenidos educativos y preventivos.
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Evaluaciones y actividades.
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Ruta de desafíos.
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Insignias y reconocimientos.
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Canal institucional de mensajería.
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Asistente basado en inteligencia artificial.
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Sistema de orientación.
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Directorio de recursos institucionales.
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Blog preventivo.
-
Automatización de comunicaciones.
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Indicadores y estadísticas.
-
Herramientas de seguimiento.
-
Otros servicios que la Universidad determine.
La disponibilidad de cada funcionalidad dependerá de la configuración y evolución del sistema.
4. USUARIOS
SIGMA-U estará dirigido principalmente a los estudiantes de la Universidad de Cartagena.
Determinadas áreas públicas podrán estar disponibles para otros miembros de la comunidad universitaria o para visitantes.
El usuario deberá utilizar el sistema de forma responsable y conforme a la legislación vigente, las normas institucionales y los presentes Términos y Condiciones.
5. REGISTRO Y CUENTA DE USUARIO
Cuando una funcionalidad requiera autenticación, el usuario deberá utilizar los mecanismos de identificación establecidos por la Universidad.
El usuario será responsable de:
-
Mantener la confidencialidad de sus credenciales.
-
Evitar compartir sus datos de acceso.
-
Informar de cualquier acceso no autorizado.
-
Proporcionar información veraz cuando sea requerida.
-
Utilizar únicamente su propia cuenta.
-
Cerrar adecuadamente sus sesiones cuando corresponda.
La Universidad podrá establecer mecanismos adicionales de autenticación y seguridad.
6. USO ADECUADO DEL PORTAL
El usuario se compromete a utilizar SIGMA-U exclusivamente para fines legítimos relacionados con las finalidades del sistema.
Está prohibido:
-
Utilizar el sistema para actividades ilícitas.
-
Suplantar la identidad de otra persona.
-
Intentar acceder a cuentas o información sin autorización.
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Alterar o destruir información.
-
Introducir programas maliciosos.
-
Realizar ataques contra la infraestructura tecnológica.
-
Interferir deliberadamente con el funcionamiento del sistema.
-
Utilizar el portal para actividades comerciales no autorizadas.
-
Acosar, amenazar o intimidar a otros usuarios.
-
Publicar contenido ilegal, discriminatorio, ofensivo o perjudicial para terceros.
7. CONTENIDOS EDUCATIVOS Y PREVENTIVOS
Los contenidos publicados en SIGMA-U tendrán principalmente carácter educativo, preventivo e informativo.
Podrán abordar, entre otros, los siguientes temas:
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Bienestar emocional.
-
Habilidades para la vida.
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Toma de decisiones.
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Relaciones saludables.
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Presión social.
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Prevención del consumo de sustancias psicoactivas.
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Factores de riesgo.
-
Factores protectores.
-
Ocio saludable.
-
Hábitos saludables.
-
Comunicación.
-
Resolución de conflictos.
-
Búsqueda de ayuda.
Los contenidos tendrán una finalidad general y no necesariamente serán aplicables a todas las circunstancias individuales.
8. HERRAMIENTAS DE AUTOEVALUACIÓN
SIGMA-U podrá incorporar cuestionarios, ejercicios y herramientas de autoevaluación con finalidad educativa y preventiva.
Estas herramientas no deberán interpretarse automáticamente como diagnósticos médicos, psicológicos o psiquiátricos.
La información obtenida mediante dichas herramientas podrá utilizarse para proporcionar contenidos, actividades u orientación dentro de las finalidades autorizadas.
Cuando una situación requiera valoración profesional, deberá recurrirse a los servicios institucionales correspondientes.
9. INTELIGENCIA ARTIFICIAL
SIGMA-U podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para proporcionar información, orientación inicial, generación de actividades, organización de contenidos y apoyo a determinadas funcionalidades.
Las respuestas generadas automáticamente:
-
Tienen carácter orientativo.
-
Pueden contener errores.
-
No constituyen diagnóstico.
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No sustituyen la valoración de un profesional.
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No constituyen tratamiento médico o psicológico.
-
No deberán utilizarse como única base para decisiones clínicas o institucionales sensibles.
La Universidad podrá establecer mecanismos de supervisión, revisión y control sobre las funcionalidades basadas en inteligencia artificial.
10. SUPERVISIÓN HUMANA
La inteligencia artificial y los mecanismos automatizados serán considerados herramientas de apoyo.
Las decisiones relacionadas con situaciones sensibles deberán permanecer bajo responsabilidad humana e institucional.
Cuando una interacción indique la posible necesidad de intervención profesional, SIGMA-U podrá facilitar la orientación hacia los servicios correspondientes.
La existencia de mecanismos automatizados no elimina ni sustituye la responsabilidad de los profesionales y servicios institucionales.
11. SITUACIONES DE EMERGENCIA
SIGMA-U no constituye un servicio de emergencia.
Ante una situación de riesgo inmediato para la vida, integridad física o seguridad del usuario o de otra persona, el usuario deberá acudir directamente a los servicios de emergencia, atención sanitaria o autoridades competentes.
El usuario debe tener presente que una comunicación realizada mediante un sistema digital no garantiza una respuesta humana inmediata.
12. CANAL INSTITUCIONAL DE MENSAJERÍA
SIGMA-U podrá disponer de un canal institucional de mensajería destinado a facilitar la comunicación con los estudiantes.
El canal podrá utilizarse para:
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Enviar contenidos preventivos.
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Comunicar actividades.
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Enviar desafíos.
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Enviar recordatorios.
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Informar sobre recursos.
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Facilitar orientación inicial.
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Comunicar reconocimientos.
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Facilitar el acceso a servicios institucionales.
-
Realizar acciones de acompañamiento previamente autorizadas.
13. AUTORIZACIÓN PARA UTILIZAR EL CANAL DE MENSAJERÍA
La recepción de comunicaciones mediante el canal institucional estará sujeta a los mecanismos de autorización establecidos por la Universidad y a la normativa aplicable.
Antes de recibir determinadas comunicaciones, el usuario deberá ser informado sobre:
-
La finalidad de las comunicaciones.
-
El tipo de información que podrá recibir.
-
La frecuencia aproximada.
-
La posibilidad de retirar su autorización cuando corresponda.
-
Los mecanismos disponibles para dejar de recibir comunicaciones.
14. RETIRO DE LA AUTORIZACIÓN PARA RECIBIR MENSAJES
El usuario podrá solicitar la suspensión de las comunicaciones automáticas mediante los mecanismos establecidos por la Universidad.
Cuando el usuario retire su autorización para recibir comunicaciones, el sistema deberá detener las comunicaciones automáticas correspondientes, de acuerdo con las condiciones y excepciones legalmente aplicables.
La suspensión de las comunicaciones no implica necesariamente la eliminación de la cuenta del usuario ni la eliminación automática de la información que deba conservarse conforme a las obligaciones legales o institucionales.
15. USO RESPONSABLE DEL CANAL DE MENSAJERÍA
El usuario deberá utilizar el canal institucional de manera respetuosa y responsable.
No podrá utilizarlo para:
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Enviar spam.
-
Realizar amenazas.
-
Acosar a otras personas.
-
Enviar contenido ilegal.
-
Suplantar identidades.
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Solicitar información privada de terceros.
-
Distribuir programas maliciosos.
-
Realizar actividades comerciales no autorizadas.
-
Intentar vulnerar los sistemas institucionales.
La Universidad podrá establecer mecanismos técnicos para prevenir usos indebidos.
16. CONVERSACIONES Y COMUNICACIONES
Las interacciones realizadas mediante SIGMA-U podrán ser procesadas de acuerdo con las finalidades informadas al usuario y con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad.
El usuario deberá evitar proporcionar información personal de terceros cuando no sea necesaria para la finalidad de la consulta.
Las conversaciones realizadas con sistemas automatizados no deberán considerarse automáticamente como historias clínicas, expedientes psicológicos o registros de atención profesional.
Cualquier tratamiento específico de información sensible deberá estar definido de acuerdo con la normativa aplicable y las políticas institucionales.
17. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales realizado mediante SIGMA-U estará sometido a la legislación colombiana aplicable y a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de Cartagena.
El usuario deberá poder conocer, de acuerdo con la normativa aplicable:
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Qué información se recopila.
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Para qué se utiliza.
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Quién puede acceder a ella.
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Cómo se protege.
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Durante cuánto tiempo puede conservarse.
-
Cuáles son sus derechos.
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Cómo ejercerlos.
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Cómo solicitar determinadas modificaciones o supresiones cuando legalmente proceda.
Los datos que puedan tener carácter sensible deberán contar con medidas de protección reforzadas.
18. AUTONOMÍA DEL ESTUDIANTE
SIGMA-U se fundamenta en el respeto por la autonomía del estudiante.
El sistema no deberá utilizar la participación preventiva como mecanismo de presión, sanción o discriminación.
Las actividades, desafíos y contenidos tendrán una finalidad educativa y de fortalecimiento de capacidades.
El estudiante deberá disponer de mecanismos claros para conocer y gestionar su participación, de acuerdo con las condiciones definidas por la Universidad.
19. PREVENCIÓN SIN ESTIGMATIZACIÓN
SIGMA-U deberá utilizar un lenguaje respetuoso, educativo y no estigmatizante.
La identificación de posibles factores de riesgo no deberá convertirse automáticamente en una etiqueta sobre el estudiante.
Las herramientas automatizadas no deberán utilizarse para establecer conclusiones definitivas sobre la personalidad, comportamiento, salud o situación individual de una persona sin la correspondiente valoración profesional y autorización institucional.
20. ACTIVIDADES, DESAFÍOS E INSIGNIAS
SIGMA-U podrá incorporar una Ruta de Desafíos Universitarios y mecanismos de reconocimiento mediante:
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Puntos.
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Insignias.
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Medallas.
-
Logros.
-
Niveles.
-
Reconocimientos de participación.
Estos mecanismos tendrán finalidad educativa y motivacional.
Las insignias y reconocimientos no constituyen certificaciones profesionales ni diagnósticos sobre el estado de bienestar del estudiante.
La Universidad podrá modificar las reglas de participación y reconocimiento cuando resulte necesario.
21. ACTIVIDADES PERSONALIZADAS
El sistema podrá proponer actividades adaptadas a determinados patrones de participación, contenidos consultados o necesidades expresadas por el estudiante, dentro de las finalidades autorizadas.
La personalización tendrá como objetivo aumentar la pertinencia del acompañamiento.
La personalización no deberá utilizarse para establecer perfiles deterministas o etiquetas permanentes sobre los estudiantes.
22. ACTIVIDADES GENERADAS A PARTIR DE INTERACCIONES
SIGMA-U podrá analizar de manera agregada las preguntas, temas o interacciones frecuentes con el objetivo de identificar necesidades generales de información y generar actividades preventivas.
Las actividades generadas no deberán revelar la identidad de estudiantes concretos ni permitir inferir innecesariamente quién realizó una determinada consulta.
Cuando corresponda, la información utilizada para este propósito deberá someterse a medidas de anonimización, agregación o protección adecuadas.
23. BLOG Y CONTENIDOS DE ACTUALIDAD
SIGMA-U podrá incorporar un blog destinado a publicar contenidos educativos y preventivos relacionados con temas de actualidad.
La información podrá proceder de fuentes externas autorizadas.
Los contenidos generados mediante procesos automatizados deberán cumplir las reglas institucionales de revisión, validación y publicación establecidas por la Universidad.
Cuando corresponda, deberá conservarse información sobre:
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Fuente.
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Fecha.
-
Tema.
-
Proceso de generación.
-
Revisión.
-
Aprobación.
-
Publicación.
24. ORIENTACIÓN Y DERIVACIÓN
SIGMA-U podrá facilitar mecanismos para solicitar orientación y acceder a los servicios institucionales.
La orientación proporcionada por sistemas automatizados será de carácter inicial y general.
Cuando una situación requiera valoración profesional, el usuario podrá ser derivado a los servicios correspondientes.
La derivación no implica necesariamente que la Universidad haya establecido un diagnóstico o clasificación clínica del estudiante.
25. PAPEL DE LOS PROFESIONALES
Los profesionales autorizados por la Universidad tendrán un papel fundamental en aquellas actuaciones que requieran valoración, orientación especializada o intervención humana.
Entre sus funciones podrán encontrarse:
-
Atender solicitudes de orientación.
-
Valorar situaciones que requieran intervención.
-
Gestionar derivaciones.
-
Supervisar contenidos sensibles.
-
Validar protocolos.
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Revisar indicadores.
-
Establecer mecanismos de escalamiento.
-
Realizar seguimiento profesional cuando corresponda.
26. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Universidad adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas destinadas a proteger la información gestionada mediante SIGMA-U.
El acceso a la información deberá regirse por criterios de:
-
Autorización.
-
Necesidad.
-
Mínimo privilegio.
-
Confidencialidad.
-
Trazabilidad.
-
Seguridad.
Los usuarios y funcionarios deberán respetar las medidas de seguridad establecidas por la Universidad.
27. PROPIEDAD INTELECTUAL
Los contenidos, diseños, materiales, textos, elementos gráficos, bases de datos y demás componentes institucionales estarán sujetos a la legislación sobre propiedad intelectual y a las condiciones establecidas por la Universidad.
Salvo autorización expresa, el usuario no podrá reproducir, comercializar, distribuir o modificar contenidos institucionales protegidos.
El uso de contenidos de terceros deberá respetar las correspondientes licencias y derechos de autor.
28. DISPONIBILIDAD DEL PORTAL
La Universidad realizará esfuerzos razonables para mantener disponible SIGMA-U.
No obstante, podrán producirse interrupciones por:
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Mantenimiento.
-
Actualización.
-
Fallos técnicos.
-
Problemas de conectividad.
-
Incidentes de seguridad.
-
Indisponibilidad de servicios externos.
-
Circunstancias de fuerza mayor.
La Universidad procurará restablecer los servicios en el menor tiempo razonablemente posible.
29. SERVICIOS DE TERCEROS
Algunas funcionalidades podrán depender técnicamente de servicios externos autorizados por la Universidad.
La utilización de dichos servicios deberá realizarse de acuerdo con las condiciones institucionales y legales aplicables.
La Universidad deberá procurar que la incorporación de servicios externos preserve las condiciones de seguridad, privacidad y protección de la información requeridas.
30. MODIFICACIÓN DE FUNCIONALIDADES
La Universidad podrá modificar, ampliar, sustituir o retirar funcionalidades de SIGMA-U con el objetivo de mejorar el servicio, adaptarlo a nuevas necesidades o cumplir requisitos técnicos, legales o institucionales.
Las modificaciones relevantes podrán ser comunicadas mediante los mecanismos institucionales correspondientes.
31. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
La Universidad podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando sea necesario debido a:
-
Cambios normativos.
-
Cambios tecnológicos.
-
Incorporación de nuevas funcionalidades.
-
Cambios en los procedimientos institucionales.
-
Mejoras de seguridad.
-
Cambios en las finalidades del sistema.
Cuando corresponda, las modificaciones relevantes deberán ser comunicadas a los usuarios.
32. SUSPENSIÓN O RESTRICCIÓN DEL ACCESO
La Universidad podrá restringir temporalmente el acceso a determinadas funcionalidades cuando sea necesario por razones de:
-
Seguridad.
-
Mantenimiento.
-
Incumplimiento de las condiciones de uso.
-
Protección de otros usuarios.
-
Requerimientos legales.
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Investigación de incidentes.
Cuando resulte procedente, se adoptarán las medidas institucionales correspondientes.
33. RESPONSABILIDAD DEL USUARIO
El usuario será responsable del uso que realice de su cuenta y de los servicios disponibles.
El usuario deberá actuar de acuerdo con la legislación vigente, las normas de la Universidad y los presentes Términos y Condiciones.
34. RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES DEL SISTEMA
SIGMA-U constituye una herramienta tecnológica de apoyo.
La información proporcionada automáticamente no debe utilizarse como sustituto de una valoración profesional cuando esta sea necesaria.
La Universidad no deberá presentar SIGMA-U como un mecanismo capaz de detectar, diagnosticar o resolver automáticamente todas las situaciones relacionadas con el bienestar o el consumo de sustancias.
35. ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y RECLAMACIONES
El portal deberá proporcionar mecanismos institucionales para que los usuarios puedan presentar:
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Consultas.
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Solicitudes.
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Reclamaciones.
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Incidencias técnicas.
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Solicitudes relacionadas con datos personales.
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Solicitudes de orientación.
La Universidad establecerá los canales oficiales y los procedimientos correspondientes.
36. RELACIÓN CON LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Estos Términos y Condiciones deben interpretarse conjuntamente con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad de Cartagena.
La aceptación de estos términos no sustituye, cuando legalmente sea necesaria, la obtención de una autorización específica para el tratamiento de datos personales.
Cuando corresponda, el usuario deberá recibir información y mecanismos de autorización independientes.
37. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Como parte del marco institucional de SIGMA-U se recomienda disponer, como mínimo, de los siguientes documentos:
-
Términos y Condiciones de Uso del Portal SIGMA-U.
-
Condiciones de Uso del Canal Institucional de Mensajería.
-
Política de Tratamiento de Datos Personales.
-
Aviso de Privacidad.
-
Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
-
Autorización para recibir comunicaciones mediante el canal institucional.
-
Política de Uso Responsable de Inteligencia Artificial.
-
Protocolo de Orientación y Derivación.
-
Protocolo de actuación ante situaciones de riesgo.
-
Política de Seguridad de la Información aplicable al sistema.
38. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS
Al utilizar las funcionalidades de SIGMA-U que requieran aceptación expresa, el usuario declara haber leído y comprendido los presentes Términos y Condiciones y acepta utilizarlas conforme a las condiciones establecidas.
Cuando la legislación o las políticas institucionales requieran una autorización específica, esta deberá obtenerse mediante el mecanismo correspondiente y de forma independiente.
39. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Entidad responsable: Universidad de Cartagena
Sistema: SIGMA-U — Sistema Integrado de Gestión, Monitoreo y Acompañamiento para Estudiantes.
Fecha de entrada en vigor: __PENDIENTE_______________________________
Versión: _____EN CONSTRUCCION_____________________________________________
Términos y Condiciones de SIGMA-U
SIGMA-U es una herramienta institucional de prevención, bienestar, orientación y acompañamiento. Sus contenidos y herramientas automatizadas tienen carácter educativo y preventivo y no sustituyen la atención de profesionales.
El uso del portal y de las funcionalidades que requieran aceptación está sujeto a los Términos y Condiciones de Uso y a las políticas institucionales aplicables.