POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PORTAL SIGMA-U Y CANAL INSTITUCIONAL DE MENSAJERÍA
Sistema Integrado de Gestión, Monitoreo y Acompañamiento para Estudiantes de la Universidad de Cartagena — SIGMA-U
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: PENDIENTE
Responsable del tratamiento: Universidad de Cartagena
1. OBJETO
La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales establece las condiciones bajo las cuales la Universidad de Cartagena, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, recopila, utiliza, almacena, consulta, analiza, protege y, cuando corresponda, comparte información asociada a los usuarios del portal SIGMA-U y de sus canales institucionales de comunicación.
SIGMA-U tiene como finalidad apoyar las acciones institucionales de prevención, promoción del bienestar, desarrollo de habilidades para la vida, orientación y acompañamiento de los estudiantes.
La utilización de SIGMA-U implica el tratamiento responsable de información necesaria para prestar sus servicios, respetando los derechos de los titulares de los datos y los principios establecidos en la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales será:
Universidad de Cartagena
Dirección: [DIRECCIÓN INSTITUCIONAL]
Correo electrónico: [CORREO DE PROTECCIÓN DE DATOS]
Teléfono: [TELÉFONO]
Dependencia responsable: [DEPENDENCIA]
La Universidad determinará las finalidades y condiciones bajo las cuales serán tratados los datos personales dentro del ecosistema SIGMA-U.
3. ALCANCE
Esta Política aplica a la información recopilada a través de:
-
Portal web SIGMA-U.
-
Registro y autenticación de usuarios.
-
Formularios y evaluaciones.
-
Actividades y desafíos.
-
Participación en contenidos.
-
Solicitudes de orientación.
-
Canal institucional de mensajería.
-
Asistente basado en inteligencia artificial.
-
Podcast y contenidos digitales.
-
Blog preventivo.
-
Sistemas de seguimiento y generación de indicadores.
-
Otros módulos que sean incorporados posteriormente al ecosistema SIGMA-U.
4. DATOS PERSONALES QUE PUEDEN SER TRATADOS
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas por el estudiante, SIGMA-U podrá tratar diferentes categorías de información.
4.1. Datos de identificación
Podrán incluir:
-
Nombres y apellidos.
-
Documento de identificación, cuando resulte necesario.
-
Código o identificación institucional.
-
Programa académico.
-
Facultad.
-
Semestre.
-
Información institucional relacionada con la vinculación académica.
4.2. Datos de contacto
Podrán incluir:
-
Correo electrónico institucional.
-
Número de teléfono o número asociado al canal institucional de mensajería.
-
Información necesaria para establecer comunicación con el estudiante.
4.3. Datos de participación
Podrán registrarse:
-
Actividades realizadas.
-
Desafíos completados.
-
Insignias o medallas obtenidas.
-
Participación en contenidos.
-
Resultados de actividades educativas.
-
Progreso dentro de las rutas de SIGMA-U.
-
Historial de participación.
4.4. Datos derivados de la utilización del sistema
El sistema podrá registrar información relacionada con:
-
Fecha y hora de determinadas interacciones.
-
Tipo de actividad realizada.
-
Recursos consultados.
-
Solicitudes de orientación.
-
Respuestas proporcionadas por el usuario dentro de las funcionalidades habilitadas.
5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON BIENESTAR Y ORIENTACIÓN
Algunas funcionalidades de SIGMA-U pueden permitir que el estudiante proporcione información relacionada con su bienestar, emociones, hábitos, situaciones personales, solicitudes de orientación u otras circunstancias que requieran especial protección.
Cuando corresponda, esta información será tratada bajo las condiciones y garantías exigidas por la normativa aplicable a los datos sensibles.
La participación en actividades de orientación o autoevaluación no implica que SIGMA-U realice por sí mismo un diagnóstico médico, psicológico o psiquiátrico.
SIGMA-U no sustituye la atención de profesionales de la salud ni los servicios institucionales especializados.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
-
Permitir el acceso y funcionamiento del portal SIGMA-U.
-
Identificar y autenticar a los usuarios.
-
Personalizar determinados contenidos y actividades.
-
Registrar la participación del estudiante.
-
Gestionar desafíos, actividades e insignias.
-
Facilitar acciones de prevención y promoción del bienestar.
-
Atender solicitudes de orientación.
-
Facilitar la comunicación con las dependencias institucionales autorizadas.
-
Enviar comunicaciones relacionadas con SIGMA-U cuando el estudiante haya autorizado dicho canal.
-
Realizar seguimiento de las actividades desarrolladas dentro del sistema.
-
Generar estadísticas e indicadores institucionales.
-
Evaluar el funcionamiento y efectividad de las estrategias de prevención.
-
Identificar tendencias generales de participación e interacción.
-
Mejorar los contenidos y servicios del ecosistema.
-
Generar actividades preventivas basadas en temas frecuentes de interés general.
-
Gestionar contenidos educativos, informativos y preventivos.
-
Atender solicitudes, peticiones, consultas, quejas o reclamos.
-
Cumplir las obligaciones legales y administrativas aplicables.
-
Proteger la seguridad del portal, sus usuarios y sus sistemas de información.
-
Gestionar situaciones que, de acuerdo con los protocolos institucionales, requieran intervención humana o remisión a servicios especializados.
7. PRINCIPIO DE MINIMIZACIÓN
SIGMA-U procurará recopilar únicamente los datos personales que sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades específicas para las cuales sean tratados.
No se solicitarán datos personales únicamente por razones de conveniencia tecnológica cuando estos no sean necesarios para la funcionalidad correspondiente.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Cuando la legislación aplicable así lo exija, la Universidad solicitará al titular la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización deberá permitir al estudiante conocer:
-
Qué información será tratada.
-
Para qué será utilizada.
-
Quién es el responsable.
-
Cuáles son sus derechos.
-
Cómo puede ejercerlos.
-
Qué canales puede utilizar para presentar consultas o solicitudes.
Cuando se trate de funcionalidades que requieran una autorización específica, esta deberá diferenciarse de otras autorizaciones.
9. AUTORIZACIÓN PARA EL CANAL INSTITUCIONAL DE MENSAJERÍA
La utilización del canal institucional de mensajería para comunicaciones de SIGMA-U podrá requerir una autorización específica.
El estudiante podrá autorizar:
-
Recepción de actividades.
-
Recordatorios.
-
Información preventiva.
-
Resultados o confirmaciones de participación.
-
Información relacionada con orientación.
-
Otras comunicaciones directamente relacionadas con SIGMA-U.
El estudiante podrá retirar dicha autorización mediante los mecanismos habilitados por la Universidad.
Una vez recibida una solicitud válida de retiro, se aplicarán los procedimientos establecidos para suspender las comunicaciones correspondientes.
10. INTELIGENCIA ARTIFICIAL
SIGMA-U podrá utilizar sistemas de inteligencia artificial como herramienta de apoyo para:
-
Responder preguntas generales.
-
Orientar al usuario hacia contenidos.
-
Facilitar actividades educativas.
-
Generar contenidos preventivos.
-
Identificar temas frecuentes de interés.
-
Apoyar procesos de clasificación inicial.
-
Facilitar determinadas actividades de acompañamiento.
La inteligencia artificial no sustituye la valoración, decisión ni intervención de los profesionales de la Universidad.
Las decisiones relacionadas con situaciones que requieran intervención profesional deberán permanecer bajo responsabilidad humana.
11. TRATAMIENTO DE LAS INTERACCIONES CON LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL
Las interacciones realizadas con el asistente de SIGMA-U podrán ser procesadas para proporcionar la funcionalidad solicitada y, cuando corresponda, para:
-
Mejorar la orientación proporcionada.
-
Identificar temas frecuentes.
-
Generar actividades preventivas.
-
Detectar situaciones que puedan requerir orientación humana conforme a los protocolos establecidos.
-
Generar indicadores estadísticos.
La Universidad establecerá los mecanismos técnicos y organizativos necesarios para limitar el acceso a estas interacciones exclusivamente al personal o sistemas autorizados.
12. ANÁLISIS AGREGADO DE INTERACCIONES
SIGMA-U podrá analizar de manera agregada y estadística determinados patrones de interacción con el objetivo de identificar:
-
Temas frecuentes.
-
Necesidades generales de información.
-
Tendencias de participación.
-
Intereses preventivos.
-
Temas que requieran nuevos contenidos educativos.
Cuando el análisis tenga finalidad estadística o institucional, se procurará utilizar información agregada o anonimizada, evitando identificar individualmente a estudiantes cuando ello no sea necesario.
13. ORIENTACIÓN Y ESCALAMIENTO HUMANO
Cuando una interacción indique, conforme a los protocolos definidos por la Universidad, que puede existir una situación que requiere atención especializada, SIGMA-U podrá orientar al estudiante hacia los servicios institucionales correspondientes.
La intervención podrá involucrar a profesionales autorizados de las áreas competentes.
El sistema no deberá interpretar automáticamente una respuesta como un diagnóstico clínico.
14. SITUACIONES DE EMERGENCIA
SIGMA-U no constituye un servicio de emergencia médica, psicológica, policial o de atención inmediata.
En situaciones que puedan representar un riesgo inmediato para la vida, integridad o seguridad de una persona, el usuario deberá utilizar los servicios de emergencia y atención profesional disponibles en su ubicación.
SIGMA-U podrá proporcionar información sobre los recursos institucionales y de emergencia definidos oficialmente por la Universidad.
15. CONFIDENCIALIDAD
La Universidad adoptará medidas para preservar la confidencialidad de la información personal tratada dentro de SIGMA-U.
El acceso a información estará limitado de acuerdo con las funciones y responsabilidades de cada usuario autorizado.
No todos los usuarios del sistema tendrán acceso a toda la información.
Se aplicarán criterios de:
-
Necesidad de conocer.
-
Mínimo privilegio.
-
Segregación de funciones.
-
Control de acceso.
-
Autenticación.
-
Registro de actividades.
-
Protección de la información.
16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La Universidad implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a proteger los datos personales contra:
-
Acceso no autorizado.
-
Alteración.
-
Pérdida.
-
Destrucción.
-
Divulgación indebida.
-
Uso no autorizado.
Entre las medidas podrán encontrarse:
-
Control de usuarios y permisos.
-
Contraseñas y mecanismos de autenticación.
-
Cifrado de comunicaciones.
-
Copias de seguridad.
-
Registros de auditoría.
-
Actualizaciones de seguridad.
-
Gestión de vulnerabilidades.
-
Procedimientos de atención de incidentes.
17. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y durante los períodos establecidos por las obligaciones legales, administrativas, académicas o institucionales aplicables.
La Universidad establecerá los correspondientes criterios de conservación, archivo, anonimización y eliminación.
18. ELIMINACIÓN O ANONIMIZACIÓN
Cuando los datos personales ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recopilados y no exista una obligación legal o institucional que exija su conservación, podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos a los procedimientos establecidos por la Universidad.
La anonimización podrá utilizarse para conservar información estadística sin mantener la identificación directa del estudiante.
19. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los derechos reconocidos por la legislación colombiana aplicable, entre ellos:
-
Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
-
Solicitar la actualización de sus datos.
-
Solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o inexacta.
-
Solicitar información sobre el tratamiento realizado.
-
Presentar consultas y reclamos.
-
Solicitar, cuando legalmente proceda, la supresión de sus datos.
-
Revocar la autorización cuando ello sea jurídicamente procedente.
-
Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos establecidos por la normativa.
-
Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación vigente.
20. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
El titular podrá ejercer sus derechos mediante los canales institucionales establecidos por la Universidad.
Las solicitudes deberán dirigirse a: unicartagena.edu.co
La solicitud deberá permitir identificar al titular y precisar el derecho que desea ejercer.
La Universidad dará respuesta dentro de los términos establecidos por la normativa aplicable.
21. DATOS DE MENORES DE EDAD
SIGMA-U está dirigido principalmente a estudiantes de educación superior.
En caso de que excepcionalmente se traten datos personales de menores de edad, la Universidad aplicará las disposiciones especiales previstas en la legislación colombiana, teniendo en cuenta su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales.
22. COMPARTICIÓN DE INFORMACIÓN
La Universidad no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular.
Cuando resulte necesario contratar proveedores tecnológicos o servicios especializados que impliquen tratamiento de datos personales, la Universidad establecerá las condiciones contractuales y de seguridad correspondientes.
Los terceros que intervengan en el tratamiento deberán cumplir las obligaciones aplicables en materia de protección de datos y seguridad de la información.
23. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
Cuando determinadas operaciones tecnológicas impliquen transmisión o transferencia internacional de datos personales, la Universidad verificará previamente el cumplimiento de las condiciones legales aplicables y establecerá las garantías necesarias para proteger la información.
24. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El portal SIGMA-U podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares necesarias para:
-
Funcionamiento técnico.
-
Autenticación.
-
Seguridad.
-
Preferencias del usuario.
-
Análisis estadístico.
-
Mejora de la experiencia de navegación.
Cuando corresponda, el usuario será informado sobre su utilización y podrá gestionar las opciones disponibles de acuerdo con la configuración del portal y la normativa aplicable.
25. BLOG, RSS Y CONTENIDOS PREVENTIVOS
SIGMA-U podrá utilizar fuentes de información pública y autorizada para identificar noticias o contenidos relacionados con juventud, prevención y bienestar.
La inteligencia artificial podrá utilizar esta información como insumo para la elaboración de contenidos preventivos originales.
El contenido generado deberá estar sujeto a los procedimientos institucionales definidos para su validación y publicación.
La utilización de una noticia o fuente externa no implica que la Universidad respalde necesariamente las opiniones expresadas en dicha fuente.
26. ACTIVIDADES, DESAFÍOS E INSIGNIAS
La participación en actividades, desafíos y dinámicas de gamificación podrá generar registros asociados al progreso del estudiante dentro de SIGMA-U.
Estos registros podrán utilizarse para:
-
Mostrar el progreso personal.
-
Reconocer la participación.
-
Generar insignias o medallas.
-
Facilitar nuevas actividades.
-
Elaborar estadísticas institucionales.
Las actividades de SIGMA-U tendrán carácter preventivo, educativo y de promoción del bienestar y no deberán utilizarse para estigmatizar, discriminar o sancionar a un estudiante.
27. NO DISCRIMINACIÓN Y NO ESTIGMATIZACIÓN
La información obtenida mediante SIGMA-U no deberá utilizarse para etiquetar, estigmatizar, discriminar o perjudicar injustificadamente a los estudiantes.
La participación en actividades, solicitudes de orientación o utilización del asistente no constituye por sí misma evidencia de consumo de sustancias, trastorno psicológico, enfermedad o cualquier otra condición clínica.
28. RESPONSABILIDAD DEL USUARIO
El usuario deberá proporcionar información veraz cuando esta sea necesaria para utilizar determinadas funcionalidades.
Asimismo, deberá:
-
Proteger sus credenciales.
-
No compartir su cuenta.
-
No intentar acceder a información de otros usuarios.
-
No utilizar el sistema para actividades ilícitas.
-
No introducir deliberadamente información maliciosa.
-
Respetar las normas de utilización del portal.
29. PROPIEDAD Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN
La información institucional y los datos personales tratados dentro de SIGMA-U estarán sujetos a las políticas, normas y procedimientos de la Universidad de Cartagena.
Los proveedores tecnológicos que participen en el funcionamiento del sistema no adquirirán derechos de propiedad sobre los datos personales de los estudiantes por el simple hecho de prestar servicios tecnológicos.
30. INCIDENTES DE SEGURIDAD
En caso de presentarse un incidente que comprometa la seguridad de los datos personales, la Universidad activará los procedimientos institucionales correspondientes para:
-
Identificar el incidente.
-
Contenerlo.
-
Evaluar su impacto.
-
Adoptar medidas correctivas.
-
Documentar el incidente.
-
Realizar las notificaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable.
31. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
La Universidad podrá modificar esta Política cuando resulte necesario debido a:
-
Cambios normativos.
-
Modificaciones del sistema.
-
Nuevas funcionalidades.
-
Cambios en los procesos institucionales.
-
Actualizaciones de seguridad.
-
Nuevas finalidades de tratamiento.
Las modificaciones relevantes serán comunicadas mediante los mecanismos institucionales correspondientes.
32. ACEPTACIÓN
Antes de utilizar determinadas funcionalidades de SIGMA-U, el estudiante debera aceptarla
33. CONTACTO Y CONSULTAS
Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de los derechos del titular, el usuario podrá comunicarse con:
Universidad de Cartagena
www.unicartagena.edu.co
34. VIGENCIA
La presente Política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras se realice tratamiento de datos personales dentro del ecosistema SIGMA-U, sin perjuicio de las actualizaciones que pueda realizar la Universidad.
Fecha de actualización: 10-09-26
Versión: 1.0